Inhoudingen op het loon

Het verrichten van inhoudingen op het loon is, zelfs na akkoord van uw medewerker, nog steeds een heet hangijzer. Vaak stelt zich de vraag in welke mate, en hoe u eventuele inhoudingen kan doen. Kan u bijvoorbeeld zomaar een boete ten laste van de werknemer inhouden op het loon?
Wij herhalen voor u deze wettelijke principes in dit kader.

De Loonbeschermingswet

De Loonbeschermingswet heeft tot doel de uitbetaling van het loon te beschermen en de werknemer de vrije beschikking over het hem verschuldigde loon te verzekeren. Op die manier wenst de wetgever de werknemer te beschermen tegen misbruiken bij de uitbetaling van het loon. 

Het is de werkgever verboden de vrijheid van de werknemer om naar eigen goeddunken over zijn loon te beschikken, op enigerlei wijze te beperken. De werknemer heeft steeds recht op de betaling, door de werkgever, van het aan hem verschuldigde loon. Dit recht op de betaling van het loon heeft betrekking op het loon, vooraleer de door de wetgeving toegelaten inhoudingen in mindering zijn gebracht.[1]

Wat is loon?

Een eerste vraag die gesteld dient te worden is wat dan precies onder het loonbegrip valt. Er is geen algemene arbeidsrechtelijke definitie van het begrip. Een omschrijving van het begrip loon komt wel voor in de Loonbeschermingswet.

Artikel 2 Loonbeschermingswet bepaalt dat, voor toepassing van deze wetgeving, onder loon wordt verstaan:

1)    Het loon in geld waarop de werknemer ingevolge zijn dienstbetrekking recht heeft ten laste van de werkgever;

2)     De fooien of het bedieningsgeld waarop de werknemer recht heeft ingevolge zijn dienstbetrekking of krachtens het gebruik;

3)    De in geld waardeerbare voordelen waarop de werknemer ingevolge zijn dienstbetrekking recht heeft ten laste van de werkgever.

Wat wordt uitgesloten uit het loonbegrip?

Al even belangrijk is het antwoord op de vraag, wat dan niet als loon dient te worden beschouwd. Dit betreft volgende zaken:

1)    De vergoedingen rechtstreeks of onrechtstreeks door de werkgever betaald :

a) als vakantiegeld;

b) die moeten worden beschouwd als een aanvulling van de vergoedingen verschuldigd ten gevolge van een arbeidsongeval of een beroepsziekte;

c) die moeten worden beschouwd als een aanvulling van de voordelen toegekend voor de verschillende takken van de sociale zekerheid;

2)    De uitkeringen in speciën of in aandelen, of deelbewijzen aan de werknemers, overeenkomstig de wetgeving inzake de werknemersparticipatie in het kapitaal van de vennootschappen en tot instelling van een winstpremie voor de werknemers.

Op vergoedingen die worden uitgesloten uit het loonbegrip zoals bepaald in de Loonbeschermingswet, gelden de beschermende bepalingen van deze wetgeving niet. Binnen het bestek van deze nieuwsbrief impliceert dit dat er zonder beperking, in akkoord tussen de partijen, inhoudingen op het vakantiegeld en de andere hier vermelde vergoedingen, mogen worden verricht.

Inhoudingen op het loon

Welke inhoudingen mogen worden verricht op het loon?

Artikel 23 Loonbeschermingswet bepaalt de strikte gevallen waarin zaken op het loon van de werknemer in mindering mogen gebracht worden.

Het gaat meerbepaald om onderstaande gevallen.

1)   De inhoudingen krachtens de belastingwetgeving, de wetgeving op de sociale zekerheid en krachtens particuliere of collectieve overeenkomsten betreffende bijkomende voordelen inzake sociale zekerheid;

Het betreft in dit kader logischerwijs de inhouding van de werknemers- socialezekerheidsbijdragen (en niet de werkgeversbijdrage).

Aangezien artikel 23 Loonbeschermingswet een limitatieve opsomming geeft van de inhoudingen die mogen worden toegepast, mogen inhoudingen voor een bijkomend voordeel inzake sociale zekerheid, niet gebeuren indien deze niet voorzien zijn in een particuliere of collectieve overeenkomst betreffende de voordelen inzake sociale zekerheid.

2)   De krachtens het arbeidsreglement opgelegde geldboeten;

Onder deze uitzondering vallen voor alle duidelijkheid geen verkeersboetes en dergelijk meer maar

de als sanctie opgelegde boete in het kader van het arbeidsreglement.

Het arbeidsreglement moet dienaangaande verplicht de straffen, het bedrag en de bestemming van de geldboeten en de tekortkomingen die zij bestraffen, vermelden. Alleen de in het arbeidsreglement gestelde straffen mogen worden opgelegd. Het arbeidsreglement kan hiervoor voorzien in een exhaustieve lijst van de tuchtsancties die kunnen worden opgelegd bij niet nader bepaalde tekortkomingen.

De straffen moeten, op straffe van nietigheid, uiterlijk de eerste werkdag na die waarop de tekortkoming is vastgesteld, door de werkgever of door zijn aangestelde ter kennis worden gebracht van degenen die ze hebben opgelopen.

Voor de datum van de eerstvolgende uitbetaling van het loon moet de werkgever de opgelegde straf inschrijven in een register waarin tegenover de namen van de betrokken werknemers de datum, de reden, alsmede de aard van de straf en indien het een boete betreft, het bedrag ervan worden vermeld. Het register moet worden voorgelegd telkens wanneer de bevoegde ambtenaren en beambten daarom verzoeken.

Indien de straf bestaat in een geldboete mag het totaal van de per dag opgelegde boeten een vijfde van het dagloon niet overschrijden. De opbrengst van de geldboeten moet worden aangewend ten voordele van de werknemers. De bestemming van de opbrengst van de geldboetes, moet in overleg met de ondernemingsraad worden vastgelegd, zo er in de onderneming één bestaat.

3)   De vergoedingen en schadeloosstellingen, verschuldigd ter uitvoering van artikel 18 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten;

Artikel 18 Arbeidsovereenkomst bepaalt “Ingeval de werknemer bij de uitvoering van zijn overeenkomst de werkgever of derden schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor zijn bedrog en zijn zware schuld.” Voor lichte schuld is hij enkel aansprakelijk als die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.

Op straffe van nietigheid mag niet worden afgeweken van de bij het eerste en het tweede lid vastgestelde aansprakelijkheid, tenzij, en alleen wat de aansprakelijkheid tegenover de werkgever betreft, bij een door de Koning algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst.

De werkgever kan de vergoedingen en de schadeloosstellingen die hem krachtens dit artikel verschuldigd zijn en die na de feiten met de werknemer zijn overeengekomen of door de rechter vastgesteld, op het loon inhouden in de voorwaarden als bepaald bij artikel 23 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers.

Opdat deze compensatie zou kunnen gebeuren moet geen (tegen) vordering worden ingesteld. Het is wel vereist dat de schuldvordering vervallen en opeisbaar is, en dit teneinde van rechtswege schuldvergelijking tot stand te laten komen.

In casu dient er een uitdrukkelijke of stilzwijgende instemming te zijn dat de werknemer aan de werkgever een schadevergoeding verschuldigd is. Daarnaast dient er eveneens een overeenkomst te bestaan over het bedrag van de verschuldigde schadevergoeding. Bovendien dient de overeenkomst te zijn gesloten na de schade verwekkende feiten.

Een clausule in een individuele arbeidsovereenkomst krachtens dewelke de werkgever bepaalde inhoudingen (bv. kastekorten, verkeersboetes,…) zijn mogen doen, is nietig.

Het betreft enkel vergoedingen en schadeloosstellingen voor de aansprakelijkheid van de werknemer voor schade veroorzaakt tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

4)   De voorschotten in geld verstrekt door de werkgever;

Het betreft de voorschotten verstrekt op een nog niet verschuldigd loon. Het betreft bijvoorbeeld een lening gesloten tussen werkgever en werknemer.

 

De werkgever mag evenwel niet eenzijdig een bedrag inhouden dat onverschuldigd betaald werd op een later te betalen loon.

5)   De gestelde borg voor het nakomen der verplichtingen van de werknemer;

 

6)   Het loon dat teveel werd betaald aan de werknemer tewerkgesteld met een glijdend uurrooster.

Het betreft de uren die een werknemer minder heeft gepresteerd dan de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur, niet tijdig heeft ingehaald op het einde van de referteperiode of wanneer de arbeidsovereenkomst een einde neemt.

Welke inhoudingen mogen niet zomaar worden verricht loon op het loon?[2]

-       De terugvordering door de werkgever van een onverschuldigde betaling door middel van schuldvergelijking op het loon;

-       Inhoudingen op het loon wegens ontbrekende prestaties;

-       Een inhouding op het loon bestemd ter financiering van het vakantiegeld.

-       Een inhouding van een (verkeer)boete ten laste van de werknemer of andere bedragen die de werknemer aan de werkgever zou verschuldigd zijn.

In principe is het bijgevolg aangewezen dat in dergelijke gevallen de werkgever de terugbetaling van de sommen vraagt door de werknemer.

Door de bepalingen van de Loonbeschermingswet wordt verhinderd dat de werkgever eenzijdig andere dan de in deze letterlijk in de wetgeving voorziene sommen, inhoudt op het loon.

Men is het er evenwel over eens dat de werkgever en de werknemer in onderlinge overeenstemming kunnen beslissen om de respectievelijke schulden te verrekenen. De rechtspraak aanvaardt dat de partijen kunnen overeenkomen om het loon te compenseren met de verplichting tot teruggave van een bedrag door de werknemer, op voorwaarde dat het akkoord gesloten is nadat het loon opeisbaar is geworden.

Grenzen van de inhoudingen

De sociale en fiscale inhoudingen[3] worden berekend op het totale loon van de werknemer. Het totaal van de andere inhoudingen (zoals geldboetes, vergoedingen en schadeloosstellingen, voorschotten en borgstelling) mag nooit meer bedragen dan één vijfde van het bij elke uitbetaling verschuldigde loon in specie na aftrek van de inhoudingen op grond van de sociale en fiscale inhoudingen.

Deze beperking is echter niet van toepassing wanneer de werknemer bedrog heeft gepleegd of vóór de afrekening van de bedoelde vergoedingen en schadeloosstellingen (dus ingevolge aansprakelijkheid cfr. artikel 18 Arbeidsovereenkomstenwet), vrijwillig zijn dienstbetrekking heeft beëindigd.

Dwingend recht

De bepalingen van de Loonbeschermingswet zijn van dwingend recht maar niet van openbare orde. Zoals hierboven reeds aangestipt verhindert niets een overeenkomst waarbij de partijen overeenkomen hun respectievelijke schulden te verrekenen. Hierbij wordt overeengekomen het loon te compenseren met een verplichting tot teruggave van de werknemer. De overeenkomst dient gesloten te worden na het ogenblik waarop het loon opeisbaar is geworden.

Schuldvergelijking

Als twee personen bij elkaar schulden hebben die opeisbaar zijn, dan vallen ze tegenover elkaar weg ten belope van de kleinste schuldvordering. Het overblijvende risico betreft dan enkel het restbedrag. Het is een soort van compensatie die plaatsgrijpt. 

Het mechanisme van schuldvergelijking is voorzien in de artikelen 1289 tem 1299 van het Burgerlijk wetboek. Voor de wettelijke schuldvergelijking moet er aan vijf voorwaarden voldaan zijn:

·         Het bestaan van wederzijds schulden, tussen dezelfde personen die in dezelfde hoedanigheid optreden en die vervangbaar, vaststaand en opeisbaar zijn.

Het is niet mogelijk het mechanisme van schuldvergelijking toe te passen bij onbestaande of toekomstige schuldvorderingen. De omvang van de schuldvordering dient vast te staan. Indien er onenigheid is over de schuldvordering op zich of het bedrag, dan kan geen schuldvergelijking plaats hebben. 

Daarnaast bestaat ook de mogelijk van de gerechtelijke schuldvergelijking die mogelijk is wanneer het vonnis een schuld die betwist was, vaststaand maakt. Deze schuldvergelijking krijgt uitwerking op het moment van de beslissing zelf.

Aanbevolen werkwijze

Het is niet evident om op de werkvloer een onderscheid te maken naargelang de onderliggende verschillende situaties. Mag de inhouding gebeuren, of is dit niet toegelaten? Dient rekening te worden gehouden met de beperking tot 1/5 van het loon? 

Om deze reden is het best om, indien de werknemer tegoeden heeft bij u als werkgever, dit steeds door middel van de juridische figuur van de schuldvergelijking te regelen. 

Hiertoe dient het loon voor de werknemer te worden berekend zonder rekening te houden met een eventuele schuldvergelijking die later zal optreden. Het loon van de werknemer dient immers vaststaand en opeisbaar te zijn.

Om een of andere reden (bv. verkeersboete, situatie die de aansprakelijkheid van de werknemer met zich mee brengt, …. ) heeft de werknemer een schuld bij de werkgever.

De partijen komen overeen hun onderlinge schulden door middel van de figuur van de schuldvergelijking, te compenseren. Deze overeenkomst situeert zich nadat het loon opeisbaar is geworden.

U betaalt tot slot als werkgever het nog verschuldigde saldo aan loon, na compensatie van de schuld van de werknemer door middel van een overschrijving.  

[1] Artikel 3 & 3bis Loonbeschermingswet

[2] Sociaal Compendium, Arbeidsrecht met fiscale notities, W. van Eeckhoutte.

[3] Van de belastingwetgeving, van de wetgeving op de sociale zekerheid en van particuliere of collectieve overeenkomsten betreffende bijkomende voordelen inzake sociale zekerheid